POLÍTICA DE USO Y
TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES

1. Principios Generales

MERAHKI.AI (en adelante, "merahki.ai", "la Plataforma" o "la Empresa"), en su calidad de plataforma tecnológica dedicada a la creación, gestión y distribución de academias, cursos y programas de aprendizaje en línea, garantiza la protección de derechos fundamentales como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la libertad informativa de todos sus usuarios, clientes, estudiantes, instructores y terceros interesados.

Todas las actuaciones relativas al tratamiento de datos personales se regirán por los principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad, transparencia, seguridad y confidencialidad.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

MERAHKI.AI es una persona jurídica de derecho privado, dedicada al desarrollo y operación de soluciones tecnológicas para la educación digital. Opera como plataforma de tipo LMS (Learning Management System) que permite a organizaciones, instituciones educativas, empresas y creadores de contenido diseñar, comercializar y gestionar experiencias de aprendizaje.

Datos de contacto del Responsable del Tratamiento:

• Razón social: merahki.ai - M Media SAS
• NIT: 901402436
• Domicilio principal: Bogotá, D.C., Colombia
• Correo electrónico para asuntos de datos personales: datospersonales@merahki.ai
• Sitio web: https://merahki.ai

3. Legislación Aplicable

La presente política se rige por la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos personales, incluyendo:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data financiero).
• Ley 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
• Decreto 1377 de 2013.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Decreto 090 de 2018.
• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.
• Circular 003 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Guías y pronunciamientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Adicionalmente, merahki.ai observará las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR) cuando los servicios sean prestados a usuarios ubicados en el Espacio Económico Europeo, así como las regulaciones locales aplicables de cada jurisdicción donde operen sus clientes.

4. Ámbito de Aplicación

La presente política será aplicable a todas las personas naturales cuyos datos personales sean recolectados, almacenados, usados, procesados, circulados o suprimidos por merahki.ai en el marco de la prestación de sus servicios tecnológicos y educativos, incluyendo pero no limitándose a:

• Administradores y operadores de academias creadas en la plataforma.
• Estudiantes y aprendices inscritos en cursos, programas y rutas de aprendizaje.
• Instructores, tutores y facilitadores de sesiones en vivo.
• Usuarios de aplicaciones móviles branded construidas con el Mobile App Builder.
• Visitantes del sitio web y de los sitios de academias construidos con el Website Creation Service.
• Personas que participan en encuestas, formularios y evaluaciones creados con el Survey Builder.
• Partners, afiliados y terceros integrados mediante API, webhooks o integraciones nativas.
• Prospectos y leads capturados a través de formularios de registro, landing pages y campañas educativas.

Esta política aplica tanto dentro como fuera del territorio colombiano, siempre que merahki.ai actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales.

5. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, incluyendo las bases gestionadas en la plataforma merahki.ai y sus integraciones con sistemas CRM, pasarelas de pago y herramientas de marketing.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como datos de salud, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, vida sexual, origen racial o étnico, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. En el contexto de merahki.ai, incluye proveedores de infraestructura cloud, pasarelas de pago (Stripe, PayPal), plataformas de videollamada (Zoom, Microsoft Teams, Webex), herramientas de email marketing (Mailchimp, ActiveCampaign), CRM (HubSpot), y servicios de analítica (Google Analytics, MixPanel).
• Responsable del Tratamiento: merahki.ai, quien decide sobre las bases de datos y el tratamiento de los datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, análisis mediante inteligencia artificial, o supresión.
• Plataforma:El conjunto de herramientas, servicios y funcionalidades ofrecidos por merahki.ai, incluyendo el LMS, el Mobile App Builder, el Website Builder, el Interactive Video Player, el AI Assistant, el Survey Builder, las sesiones en vivo, el panel de Analytics & Reports, y las integraciones con terceros.
• Academia: Espacio de aprendizaje digital creado y administrado por un cliente de merahki.ai utilizando las herramientas de la plataforma.

6. Principios Específicos

merahki.ai aplicará los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

• Principio de legalidad: Se dará aplicación a las disposiciones vigentes que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
• Principio de libertad: El tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales estará subordinado a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener de merahki.ai, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales no estarán disponibles en medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Principio de seguridad: Los datos serán protegidos mediante medidas tecnológicas, protocolos de cifrado y medidas administrativas que garanticen su integridad y confidencialidad.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que administren, manejen o tengan acceso a datos personales se comprometen a conservar la confidencialidad de la información.

7. Tratamiento y Finalidades de los Datos

Los datos personales recolectados por merahki.ai serán utilizados para las siguientes finalidades, clasificadas por tipo de usuario:

8. Categorías de Datos Recolectados

De acuerdo con las funcionalidades de la plataforma, merahki.ai puede recolectar las siguientes categorías de datos:

9. Tratamiento de Datos Sensibles

merahki.ai no solicita ni recolecta intencionalmente datos sensibles. Sin embargo, en el contexto de academias especializadas (por ejemplo, en el sector salud, fitness o bienestar), los Administradores de Academias pueden configurar formularios o encuestas que recolecten información sensible de sus estudiantes.

En estos casos:

• El Administrador de la Academia actúa como Responsable del Tratamiento y debe obtener autorización explícita del Titular.
• merahki.ai actúa como Encargado del Tratamiento y se limita a procesar dichos datos conforme a las instrucciones del Responsable.
• merahki.ai aplicará medidas de seguridad reforzadas para la protección de datos sensibles almacenados en la plataforma.

10. Uso de Inteligencia Artificial y Tratamiento Automatizado

merahki.ai incorpora funcionalidades de inteligencia artificial en múltiples componentes de la plataforma, incluyendo:

• AI Assistant: Generación de outlines de curso, evaluaciones, ebooks e insights de negocio a partir de datos del usuario.
• Aprendizaje adaptativo: Personalización de rutas de aprendizaje basada en el progreso, estilo y ritmo de cada estudiante.
• Video interactivo: Generación automática de subtítulos, transcripciones, traducciones, resúmenes y tablas de contenido.
• Analytics con IA: Respuestas automatizadas a consultas sobre rendimiento de negocio y comportamiento de aprendices.
• Survey Builder con IA: Creación guiada de encuestas mediante diálogo asistido por inteligencia artificial.

El tratamiento automatizado de datos mediante IA se realizará bajo los siguientes principios:

• Los datos utilizados para entrenamiento o mejora de modelos de IA serán anonimizados o agregados.
• El Titular tendrá derecho a conocer la existencia de decisiones automatizadas que le afecten y a solicitar intervención humana.
• El contenido generado por IA pertenece al usuario que lo creó, conforme a los términos de servicio de la plataforma.

11. Autorización del Titular

merahki.ai obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización podrá otorgarse mediante:

• Aceptación de términos y condiciones al registrarse en la plataforma.
• Marcación de casillas de consentimiento (opt-in) en formularios de registro.
• Formularios de consentimiento configurados en el Survey Builder.
• Aceptación de políticas de privacidad al descargar y usar aplicaciones móviles branded.
• Cualquier mecanismo electrónico que permita su posterior consulta y verificación.

11.1 Casos en los que no se requiere autorización

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

12. Derechos de los Titulares

Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Recibir información sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
• Conocer la existencia de tratamientos automatizados y solicitar intervención humana en decisiones basadas en IA.

13. Transferencia Internacional y Compartición con Terceros

Dada la naturaleza de la plataforma y su ecosistema de más de 50 integraciones nativas, los datos personales pueden ser transferidos o transmitidos a terceros ubicados dentro y fuera de Colombia, incluyendo:

merahki.ai tomará las medidas necesarias para que todos los terceros conozcan y se comprometan a observar esta política. La transferencia internacional se realizará conforme a los requisitos legales aplicables.

14. Seguridad de la Información

merahki.ai adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado de datos en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo.
• Autenticación robusta mediante OpenID, SAML, SSO y login biométrico en aplicaciones móviles.
• Control de acceso basado en roles para administradores, instructores y estudiantes.
• Infraestructura distribuida globalmente con SLA de 99.9% de disponibilidad.
• Protección de contenido de video mediante watermarks y hosting seguro.
• Cumplimiento GDPR y manejo cifrado de datos integrado en cada build del Website Creation Service.
• Monitoreo continuo de vulnerabilidades y respuesta a incidentes.

15. Política de Cookies

merahki.ai y las academias construidas sobre la plataforma utilizan cookies y tecnologías similares para:

• Mantener sesiones de usuario activas.
• Personalizar la experiencia de aprendizaje.
• Realizar análisis de comportamiento y rendimiento (Google Analytics, Facebook Pixel, MixPanel).
• Optimizar campañas de marketing mediante Google Firebase y Facebook Business SDK.
• Rastrear interacciones con la aplicación móvil (usuarios activos, sesiones, métricas de rendimiento).

Los titulares podrán gestionar sus preferencias de cookies a través de la configuración de su navegador o de los mecanismos habilitados en las academias (como el widget de AccessiBe para accesibilidad).

16. Derechos de Niños, Niñas y Adolescentes

merahki.ai no recolecta intencionalmente datos personales de menores de edad. En el caso de academias orientadas a audiencias menores, el Administrador de la Academia deberá garantizar que se obtenga la autorización de los representantes legales y que se respeten los derechos prevalentes de los menores, conforme a la legislación vigente.

17. Procedimientos para Ejercer Derechos

El Titular puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: datospersonales@merahki.ai
• Formulario de solicitud disponible en: https://merahki.ai/datos-personales

La solicitud deberá contener: nombre completo del titular, datos de contacto, descripción del derecho que desea ejercer, documentos de soporte y número de identificación.

merahki.ai atenderá las consultas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos dentro de quince (15) días hábiles, conforme a la Ley 1581 de 2012.

18. Retención y Supresión de Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. Una vez finalizada la relación contractual o revocada la autorización, merahki.ai procederá a la supresión segura de los datos, salvo que exista una obligación legal o contractual de retención.

19. Responsabilidades del Administrador de la Academia

Cuando un cliente utiliza merahki.ai para crear y operar una academia, dicho cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales de sus estudiantes. En este contexto, el cliente se compromete a:

• Obtener las autorizaciones necesarias de sus estudiantes y usuarios.
• Informar a sus estudiantes sobre la política de tratamiento de datos aplicable.
• Utilizar las herramientas de formularios de consentimiento disponibles en el Survey Builder.
• Configurar adecuadamente los avisos de privacidad en su academia y aplicación móvil.
• No recolectar datos sensibles sin autorización explícita del titular.
• Gestionar las solicitudes de sus titulares conforme a la normatividad vigente.

20. Modificaciones a la Política

merahki.ai se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas a los titulares a través de los canales habituales de comunicación de la plataforma, incluyendo notificaciones por correo electrónico y avisos dentro de la plataforma.

21. Vigencia

La presente política rige a partir del 3 de mayo de 2026 y permanecerá vigente mientras merahki.ai continúe operando y tratando datos personales.